Документы при компенсации работнику стоимости ГСМ

Здравствуйте. Подскажите, как будет правильнее по документам оформить? Компания приняла решение ежемесячно оплачивать сотруднику расходы на бензин его личного авто. Каждый месяц сотрудник будет предоставлять чеки на бензин, сумма будет, соответственно, каждый месяц разная, но не более 2000р в месяц. Правильнее будет:
- принимать каждый месяц чеки от сотрудника и оформлять авансовым отчетом на расходы компании,
- или не брать никаких чеков, а просто установить в трудовом договоре доп соглашение о компенсации и ежемесячно выплачивать ее (но сумма, чтобы была не постоянная)????

Спасибо за ответы!!